Je kent het vast wel als je een eigen bedrijf hebt. Stapels en stapels papieren, al dan niet in mappen. Oude contracten, oude offertes, oude facturen, oude belastingaangiften. Maar ook nieuwe contracten, nieuw offertes, nieuwe facturen en nieuwe belastingpapieren. En ineens bedenk je dat dat ook anders moet kunnen. Je gaat de boel digitaliseren. Je kan op die manier bijna alle papieren door de versnipperaar halen en “in the cloud” gaan werken. Ideaal! Maar dat digitaliseren is nog echt een vak apart hoor. Daar heb je gespecialiseerde mensen voor nodig. Want inscannen is op zich niet zo moeilijk, maar het zó opslaan zodat er een werkbare situatie ontstaat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Laten digitaliseren werkt!

Wanneer je een gespecialiseerd bedrijf inschakelt op het gebied van digitaliseren haal je vakwerk in huis. Deze mensen weten van de hoed en de rand en zorgen ervoor dat jouw bedrijf snel en veilig digitaal kan werken. Je kunt zelfs aangeven welke personeelsleden welke rechten hebben, zodat iedereen precies zijn werk kan doen, zonder dat alles open ligt. Ik bedoel, je wilt niet dat iedereen van het personeel bij bijvoorbeeld de salarissen kan. Bij het digitaliseren van documenten is geheimhouding vaak van het grootste belang. Daarom is het fijn om te weten dat het hele proces gewoon in jouw bedrijf plaatsvindt. Er gaan geen papieren de deur uit en met vreemden mee. Nee, je hoeft alleen maar de zorgen voor een afgeschermde werkplek en het digitaliseren kan beginnen.

Digitaliseren voor de toekomst

Gingen je vertegenwoordigers in het verleden nog met mappen en contracten op pad, dat is nu echt verleden tijd. Want wist je dat je ook contracten kunt (laten) digitaliseren? En wist je dat je zelfs contracten kunt laten aanmaken op de tablet of laptop? Deze contracten zijn net zo rechtsgeldig als papieren contracten. Het grote verschil is dat deze netjes blijven. Er valt geen koffie overheen en ook ezelsoren zullen niet voorkomen.

Digitaliseren kost veel tijd

Ik ga zeker niet zeggen dat digitaliseren een fluitje van een cent is, want dat is niet waar. Het kost in eerste instantie flink wat tijd, maar die tijd haal je gemakkelijk weer in doordat je nu veel sneller contracten, offertes en facturen kunt terugvinden. Je kunt dus sneller handelen, leveren en betaald worden. En dat is natuurlijk perfect. Daar doe je het voor. Het is ook fijn dat alles nu veiliger is opgeborgen, niemand kan nog zomaar een map uit de kast pakken.